使用社交媒体是检查员工历史的合法方法吗?

公司越来越多地问我们可以采取哪些法律行动来检查候选人的个人历史,以及他们是否可以利用Internet或社交网络上的信息。

在意大利,这个问题非常复杂:实际上,我们需要在欧洲法规,国家法规与社会伙伴已纳入集体协议的规定之间找到联系。一种可能的解决方案可以追溯到1970年代,即第300/1970号法律第8条:在招募前对个人数据的评估与评估候选人有关,是合法的’的专业才能。

什么是背景调查?相对于此信息的使用,会出现什么问题?

背景调查通常在招聘前阶段进行,目的是确定候选人的要素’可能表明与未来雇佣关系有关的风险的个人历史。人力资源通常需要进行的检查与候选人有关’以前的工作经验,前雇主’参考资料,学校或学历证书,信用风险,居住和转让,待处理的工作量和法院记录。

此类数据可以由候选人直接获取(例如,简历中包含的数据,面试中提到的信息,自我声明),公共管理部门的证明,也可以由第三方获取(请考虑对上一个雇主),最后,随着越来越多的情况发生, 互联网 社交媒体。

通常,答案是肯定的:您可以对候选人进行背景调查。

主要问题–在收集和使用这些报告中–的事实是,有关候选人的所有信息都是个人数据,因此,应根据GDPR(EU)679/2016规章的规定并在其范围内进行处理。

此外,就意大利而言,该信息的使用受到劳动法规则的进一步限制,自1970年代以来,该规则减少了出于私隐和避免雇主歧视行为而对雇员进行调查的可能性。 。

因此,从本质上讲,处理此个人数据是否合法?到什么程度?

通常,答案是肯定的:您可以对候选人进行背景调查。

但是,数据保护和劳动法规则都施加了限制。

首先,处理过程应符合GDPR的规定,最重要的是,应遵守其原则,尤其是最小化,准确性和目的限制原则。除以下说明外,背景调查是“simple”在获得足够信息后,可以根据GDPR第6条第1款规定的法律基础之一合法处理个人数据。

建议不要基于候选人的绝对同意来处理此类个人数据,因为一方面可以撤消同意

这意味着,一旦候选人被告知了背景调查的范围(因此,将要处理哪些个人数据以及将从何处获取这些个人数据),则在以下范围内对该数据的处理将是合法的:雇主有理由–按照问责原则–是什么使得数据处理必要(无论是订立合同还是合法权益)。

建议不要基于候选人的绝对同意来处理此类个人数据,因为一方面可以撤销同意,另一方面,WP29的第2/2017号意见表达了对真实性的严重担忧。雇佣关系中的同意书(鉴于遭受冲击的可能性很难使工人拒绝他/她对雇主的同意)。

在本质上综合了与数据保护有关的学科之后,就聘用前调查而言,要注意的是,在意大利劳动法体系中,也有一些条款严格遵循上述GDPR原则。

我尤其要提到第300/1970号法律的第8条(所谓的工人’法规)和第276/2003号法令(所谓的比亚吉法)第10条。

第一条规则可以追溯到1970年代初,禁止雇主调查工人’的宗教,工会和政治见解,以及与他/她的职业能力评估无关的情况,无论是在他/她被录用时还是在整个关系过程中。

这项操作的真正困难在于,选择每个职位的相关信息,并有可能证明这种选择的合理性,同时考虑到我们已经看到并且仍然看到意大利法学的重大波动。

2003年的立法(主要涉及职业介绍所)重申并充实了第300/1970号法律第8条规定的原则,还明确规定即使工人同意,也不能克服这一禁令。

总而言之,如果在隐私领域中,处理应被限制为合法目的所必需的最低限度,则在雇佣法领域中,应允许在与候选人相关的信息范围内收集有关候选人的信息。进行招聘:因此,在这两种情况下,指导标准都是相关性。

这项操作的真正困难在于,选择每个职位的相关信息,并有可能证明这种选择的合理性,同时考虑到我们已经看到并且仍然看到意大利法学的重大波动。

另一方面,合法与非法之间的标准仍将涉及为评估工人目的而处理的数据的相关性或其他方面。’的专业才能。

那么在社交媒体上发布的个人数据呢?

当涉及与雇佣关系有关的个人数据并直接由相关人员提供(例如简历中包含的或在面试中自发报告的信息)时,遵守信息通知义务相对容易,但是讨论变得更加当信息源是第三方或越来越多的情况下,个人数据已经很容易在Internet或社交媒体上获得时,情况就变得很复杂。

显然,没有标准答案,并且在实践中,它将取决于基准的类型,其位置以及不时的社交媒体。但是,可以肯定的是:数据实质上是公开的并且易于访问这一事实不足以排除GDPR的应用。相反,这种情况只会增加信息通知的义务:在处理从有关人员以外的其他来源获取的个人数据的情况下,应向后者提供有关这些数据的性质及其来源的完整信息。无论如何都会被带走(可能是公开的)。

例如,WP29号文件(第2/2017号意见)指的是雇主,在雇佣关系终止之后,该雇主监视受不竞争协议约束的前雇员的LinkedIn个人资料:在这种情况下,法律依据是雇主核实雇员的合法权益’遵守本协议。

另一方面,合法与非法之间的标准仍将涉及为评估工人目的而处理的数据的相关性或其他方面。’的专业才能。

雇主有义务遵守第300/19号法律第8条的规定

如果背景检查与候选人有关,该怎么办’的犯罪记录或司法背景?是否有任何国家法规走在前列?

触发最大风险暴露的背景调查肯定是与雇员或候选人的犯罪数据有关的那些调查,即他/她的犯罪记录和他/她的未决费用证明。

我们知道,GDPR预计处理与刑事定罪和犯罪有关的个人数据必须满足合法性的双重条件,即,一方面,GDPR第6条规定的法律基础之一的运作(同意,合法利益,合同执行…),另一方面,存在内部或欧洲法律条款,该条款为数据主体的权利和自由提供了适当的保证。

关于内部法规,更新隐私法的立法法令(第196/2003号立法法令)引入了艺术。 2 八十年代,包含“处理与刑事定罪和犯罪有关的数据的原则”。在这里,立法者确定了一系列可能抽象地处理司法数据的假设,其中包括与就业有关的案例:但是,也有人指出,为了定义适当的手段来确保对司法程序的适当保证。数据主体的权利和自由,将发布特别部长令。目前,引进艺术已近10个月了。 2 八十年代,该法令尚未发布。

不应忘记,第8条是工人所载的规定’法规,该法规规定明年将有50年的历史,并且在意大利法律体系中仍然是基础。

在没有为此目的的具体规定的情况下,许多作者起初考虑对此进行补救,因为考虑到司法数据的处理在适用于相关行业的集体协议规则所规定的情况下可能是合法的(也是关于GDPR和第155条的第88条):例如,在NCLA中针对工业工程,信贷,邮政服务和铁路运输部门的工人制定了具有此内容的规则。

但是,从数量上看。在2018年5月22日第314号决议中,个人数据保护局排除了这种可能性:特别是,它谴责了某家公司根据《美国个人资料保护法》的具体规定处理此类数据的行为 CCNL金属机械 (《全国金属工人集体劳动协议》),因为该规定被认为过于笼统,无论如何都缺乏GDPR第10条所要求的那些安全措施。

It’s an 僵局 情况就没有出路了。

摆脱僵局的一种方法是,从第300/1970号法律第8条和第276/2003号立法法令第10条的角度考虑“成员国法律为数据主体的权利和自由规定了适当的保障“.

在将近半个世纪的有效性中,该规则仅在纸上保持不变:法学逐渐澄清,充实和背景化了纯粹的法律用语

雇主有义务遵守第300/19号法律第8条的规定:与此规则相反,一方面,它代表着一种犯罪,可以受到155欧元至1549欧元的罚款或15天至一年的逮捕,另一方面,它可能构成犯罪的基础。工人向法院要求赔偿。

不应忘记,第8条是工人所载的规定’法规,该法规规定明年将有50年的历史,并且在意大利法律体系中仍然是基础。

在将近半个世纪的有效性中,该规则仅在纸上保持不变:法学逐渐澄清,充实和具体化了法律的纯粹措词,以至于迄今为止,第8条–如活着的法律所解释–绝对适合根据第10条将数据处理合法化–甚至是GDPR的第9条。

此外,最高上诉法院一再承认司法数据对于评估候选人的重要性’s or worker’的工作才能,因此承认雇主存在合法权益,甚至表示出于建立雇佣关系的目的有此必要。

此外,法院的判例在招募时提供犯罪记录的背景下,实际上将第300/1970号法律第8条与《国家集体劳动协定》的规定结合在一起,确定了社会人士所设想的假设。合作伙伴,作为候选人明确相关的案例’s judicial data for the purpose of assessing hi的专业才能。

但是,应当指出,关于提供犯罪记录证明–就是说,该文件没有给出最终定罪的证据,而仅是未决诉讼的证据–一些判决认为该要求是非法的,因为它违反了无罪推定和就业权的宪法原则。

如果根据第300/1970号法律第8条,非法使用相关信息会产生什么后果?

在这方面,有必要作一个前提:即使法官确定未能建立关系是由于违反第300/1970号法律第8条获得的信息,也不能以ipso的形式签定雇佣合同。 ure,因为这意味着所谓的 真菌性面 (类似于法国的学科 天冬氨酸 在2015年引入艺术领域。 《民事诉讼法》第614条之二不适用于雇佣关系。因此,这种行为的后果通常是损害赔偿。

都灵法院处理了意大利的一个著名案例,该案例与出于歧视原因未能雇用工人有关(提供了这种情况的证据)。–根据国家法律允许–通过使用统计工具,尤其是与国家标准相比,公司雇用的外国人数之间的绝对比例等)。法官确定未能招募是由于种族原因,实际上,它被用作第300/1970号法律第18条提到的赔偿的补偿参数,也就是说,保证了对工人的赔偿非法解雇。

卢卡·达夫拉(Luca Daffra)和马可·马尔扎诺(Marco Marzano)

Ichino Brugnatelli e Associati

 

 

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